Ausschreibung der Verpflegungsleistungen an der Markgrafen-Gemeinschaftsschule

Betreff
Ausschreibung der Verpflegungsleistungen an der Markgrafen-Gemeinschaftsschule
Vorlage
10.1/037/2019
Aktenzeichen
220.30
Art
Beschlussvorlage

I.   Sachverhalt und Begründung

Im Teilneubau der Markgrafen-Gemeinschaftsschule in Münzesheim werden auch eine neue Küche sowie eine neue Mensa für die Mittagsverpflegung der Schülerinnen und Schüler errichtet. Derzeit werden die Kinder von der AWO Integration und Beschäftigung gGmbH im Pfarrsaal der katholischen Kirchengemeinde Münzesheim verköstigt.

Im Zuge des Neubaus wurde auch die Ausschreibung der Verpflegungsleistung notwendig.

Der bisherige Ablauf stellt sich wie folgt dar:

·         19.02.2019 – Runder Tisch: Erarbeitung der Maßstäbe des gewünschten Verpflegungskonzeptes (Schulleitung, Elternvertretung, Vertreter der Gemeinderatsfraktionen, Stadtverwaltung, Expertinnen (Frau Vonderach und Frau Chilla))

·         10.04.2019 – GR-Sitzung: Einstimmige Zustimmung des Gemeinderats zur Erstellung des Leistungsverzeichnisses für die Ausschreibung der Verpflegungsleistungen auf Grundlage des vorgelegten Verpflegungskonzeptes (Vorlagennummer 10.1/896/2019)

·         10.05.2019 – Europaweite Bekanntmachung der Ausschreibung

·         24.09.2019 – Ende der Angebotsfrist; Angebotsöffnung und Bewertung:

o   Kein wertbares Ergebnis

o   Prüfung der Vergabeempfehlung von Frau Vonderach: Der Empfehlung wird gefolgt, Verfahren wurde gem. § 63 (1) 1 Vergabeverordnung aufgehoben

·         23.10.2019 – GR-Sitzung: Kenntnisnahme des Ausschreibungsergebnisses. Auftrag an die Verwaltung, eine Markterkundung durchzuführen. Die Ergebnisse sind dem Gemeinderat vorzustellen und stellen die Grundlage für die noch ausstehende Entscheidung zur Neuausschreibung dar (Vorlagennummer 10.1/006/2019)

·         29.10.2019 – Markterkundung: Erörterung der bisherigen Vertragsbedingungen und Leistungsbeschreibung mit potenziellen Bewerbern

·         13.11.2019 – Runder Tisch: Vorstellung der Ergebnisse der Markterkundung und gemeinsame Erarbeitung der notwendigen Änderungen im Verpflegungskonzept (Schulleitung, Elternvertretung, Vertreter der Gemeinderatsfraktionen, Stadtverwaltung)

·         KW 47/48 – Anpassung der Ausschreibungsunterlagen entsprechend der Ergebnisse des Runden Tisches

 

Entsprechend der bewährt guten Zusammenarbeit der verschiedenen Personengruppen beim ersten Runden Tisch im Frühjahr 2019 wurden alle Beteiligten auch zum Runden Tisch am 13.11.2019 eingeladen. Nach Vorstellung der Änderungsvorschläge seitens der Verwaltung entstand durch einen konstruktiven und zielführenden Austausch Einigkeit über die in den Ausschreibungsunterlagen abzuändernden Punkte. Die Änderungen enthalten Kompromisse, die aber im Sinne des erhoffen Erfolgs einer neuen Ausschreibung absolut tragbar erscheinen.

Die Ergebnisse des Runden Tisches wurden an Frau Chilla und Frau Vonderach weitergegeben, die die entsprechenden Anpassungen in den Ausschreibungsunterlagen vornahmen. Da es von keiner Seite zu weiteren Anmerkungen im Nachgang des Runden Tisches kam, darf die Verwaltung davon ausgehen, dass die besprochenen Aspekte weiterhin Akzeptanz finden.

Unter Voraussetzung der Zustimmung des Gemeinderates in seiner Sitzung vom 11.12.2019 werden die Verpflegungsleistungen an der Markgrafen-Gemeinschaftsschule neu ausgeschrieben. Für ein rechtlich einwandfreies Verfahren ist eine Neuausschreibung zur Erreichung des Zieles, die Kinder auch im Neubau der Gemeinschaftsschule mit Mittagessen versorgen zu können, notwendig. Grund für die Notwendigkeit einer neuen Ausschreibung sind neben dem Auftragswert die wesentlichen Änderungen an den Vergabeunterlagen. Unter Einhaltung des engmaschigen Zeitplanes kann mit einem Leistungsbeginn zum 4. Mai 2020, kurz vor der offiziellen Übergabe des neuen Schulgebäudes, gerechnet werden. Weitere Verzögerungen erlauben die Einhaltung des Zeitplanes nicht.

 

 

1. Neue Leistungsbeschreibung (nichtöffentlich)

2. Zusammenfassung weitere Änderungen in den Ausschreibungsunterlagen (nichtöffentlich)

 

Beschlussvorschlag:

Der Gemeinderat beauftragt die Verwaltung, die Verpflegungsleistung an der Gemeinschaftsschule Kraichtal unter Verwendung der beigefügten Unterlagen neu auszuschreiben.

 

 

II.   Finanzielle Auswirkung

Durch die bisherigen Verzögerungen kann die neue Küche / Mensa nicht wie geplant im Februar, sondern erst im Mai 2020 bezogen werden. Die Kosten für die Miete des Pfarrsaals in Münzesheim in Höhe von 330 € pro Monat (Miete und Abschlag Nebenkosten) fallen im Jahr 2020 zusätzlich für die Monate Februar, März und April an, sodass hier mit Mehrausgaben von 990 € gerechnet wird.

Für 2020 werden folgende Mittel für die Miete des Pfarrsaales angemeldet:

Produkt 21101000, Sachkonto 42310000 – 3.500 €.

Die notwendige Mehrarbeit von Frau Vonderach und Frau Chilla wird die Kosten für deren Leistungen entsprechend der uns vorliegenden Abrechnungen und Folgeangebote um rund 7.500 € erhöhen. Davon musste ein Teil bereits 2019 finanziert werden. Die restlichen Mittel werden für 2020 eingestellt: 

Produkt 21101000, Sachkonto 44310500 – 3.500 €.