Allgemeine Finanzprüfung der Stadt Kraichtal und der Eigenbetriebe

I.   Sachverhalt und Begründung

Die überörtliche Allgemeine Finanzprüfung der GPA wurde in der Zeit vom 14.11.2016 bis 19.01.2017 durchgeführt. Der entsprechende Bericht ging Ende April 2017 bei der Stadt ein.

Der Gemeinderat wurde am 09.03.2017 im Rahmen einer Schlussbesprechung über die wesentlichen Inhalte des Prüfungsberichts informiert. Gemäß den Bestimmungen des § 114 Abs. 4, S. 2 Gemeindeordnung (GemO) wurde der Gemeinderat in seiner Sitzung am 10.05.2017 über die wesentlichen Prüfungsinhalte in Kenntnis gesetzt. Der Prüfungsbericht beschränkt sich im Rahmen des Prüfungszwecks auf wesentliche Feststellungen, ggf. ergänzt durch Vorschläge und Anregungen.

Gemäß § 114 Abs. 5 GemO ist die Verwaltung verpflichtet, zu den wesentlichen Prüfungsvermerken Stellung zu nehmen, ob und inwieweit den Feststellungen Rechnung getragen worden ist. Die Prüfungsvermerke sind mit laufenden Randnummern versehen. Randnummern, die mit „A“ besonders gekennzeichnet sind, betreffen Feststellungen über wesentliche Anstände, die nicht im Prüfungsverfahren ausgeräumt werden konnten.

Zu einem Großteil der A-Vermerke hat die Verwaltung durch ihren ersten Entwurf Rechnung getragen. Diese wurden dem Gremium in der nichtöffentlichen Sitzung am 21.06.2017 vorgestellt. Zu den restlichen A-Vermerken, gerade im Bereich der Erschließungs- und Anschlussbeiträge, wird detailliert im nichtöffentlichen Teil der heutigen Sitzung Stellung bezogen.

Die Stellungnahmen zu den wesentlichen Feststellungen sind nachfolgend eingearbeitet:

2.2 Wesentliche Feststellungen zu einzelnen Prüfungsgebieten

Kassenwesen

Rdnrn. 12 bis 14

A12     Dienstanweisung für die Stadtkasse

Die Dienstanweisung für die Stadtkasse (DA-Kasse) wurde entsprechend dem Muster des Gemeindetages überarbeitet und intern besprochen. Die Neufassung wird in den kommenden Wochen in Kraft treten.

13        Stadtkasse

Die Prüfungsunterlagen zur örtlichen Kassenprüfung wurden entsprechend überarbeitet, sodass diese vollständig vorliegt. Die örtlichen Kassenprüfungen werden künftig jährlich und vollumfänglich durchgeführt.

A14     Zahlstellen

Die bereits vorhandenen Zahlstellen und Handvorschüsse werden zukünftig im gesetzlich vorgeschriebenen Mindestturnus (alle zwei Jahre) geprüft. Eine letzte Kassenprüfung der Handkasse und Zahlstellen erfolgte zwischen dem 07.06.2018 und dem 19.07.2018.

Rdnrn. 18 und 20

A18

Die Mitarbeiter der Stadtkasse sind angewiesen, die Tageseinnahmen des Bürgerbüros, sowie alle anderen Bareinnahmen noch am selben Tag per Annahmeanordnungen zu verbuchen. Die SEPA-Lastschriftmandate werden seit der Beanstandung im Zuge der Prüfung zeitnah eingelöst.

A20

Für die Bareinnahmen wurde bereits während der Prüfung ein Quittungsblock mit fortlaufender Nummerierung eingeführt und seitdem verwendet.

Rdnrn. 29 bis 32

A29     Abrechnung von Zahlstellen und Handvorschüssen

Zu 1:    Die unter der Buchungsstelle 4.0310.005201 gebuchten Vorschüsse wurden mit der in der Anlage 2 DA-Kasse (neu) verzeichneten Handvorschüsse abgeglichen.

Zu 2:    Zur Regelung des Handvorschusses des „Bürgermeister-Sekretariat“ wurde eine Dienstanweisung gefertigt, welche mit dem Sachgebiet in den kommenden Wochen abgestimmt wird.

Zu 3:    Neben der Dienstanweisung über die Handvorschüsse an Kraichtaler Schulen wurde durch das Merkblatt „Kassenführung bei den Kraichtaler Schulen“ eine verbindliche Auflistung für die Abgrenzung der äußeren und inneren Schulangelegenheiten geschaffen. Diese wurde zunächst intern und am 24.01.2019 mit dem Rektor der Gemeinschaftsschule besprochen. Eine Einführung wird in den kommenden Wochen folgen.

Zu 4:    Bei der Eheschließung von Bediensteten der Stadt gibt es keine Geldzuwendungen mehr von Seiten  des Dienstherrn bzw. Arbeitgebers.

Zu 5:    Nach der GPA-Prüfung wurde für die Abrechnung der Zahlstellen und Handvorschüssen ein einheitlicher Vordruck gefertigt. Dieser wird im Zusammenhang mit der Einführung der Dienstanweisungen für Zahlstellen und Handvorschüssen eingeführt.

Zu 6:    Mit den jeweiligen Dienstanweisungen werden die Zahlstellen- und Handschussverwalter gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des § 40 GemKVO bestimmt. Die Einführung der Dienstanweisungen erfolgt in den kommenden Wochen.

A30     Belegwesen

Zu 1:    Seit der Beanstandung wird darauf geachtet, dass bei Bewirtschaftungen der Grund der Bewirtung und die bewirtschaftenden Personen aufgeführt werden, analog wird so auch bei Geschenken verfahren. Die Mitarbeiter, die mit der Verwaltung der Geschenke betraut sind, wurden hierüber informiert.

Zu 2:    Zur Nachvollziehbarkeit von Entnahmen wurde eine Bestandsliste für Geschenk- und Repräsentationsartikel eingeführt. Die beauftragten Mitarbeiter wurden angewiesen, diese zu führen.

Zu 3:    Beim Verkauf von Holzresten werden die Einnahmen inzwischen von der Stadtkasse getätigt und entsprechende Quittungen ausgestellt.

A31     Digitale Archivierung

Eine Vollständigkeitsüberprüfung im digitalen Archivierungsverfahrens „Dokumea“ wird künftig hinsichtlich der begründeten Unterlagen und den sog. Indexdaten bzw. den Anordnungen des ADV-Verfahrens SAP PSM mindestens wöchentlich überprüft.

A32     Rechtsgeschäftliche Vollmacht der Schulleiter

Die rechtsverbindlichen Vollmachten für die Schulleiter wurden auf der Grundlage des § 53 Abs. 2 GemO in Verb. mit §§164 BGB bereits ausgearbeitet und dem Rektor der Gemeinschaftsschule im Gespräch am 24.01.2019 vorgestellt. Nach einer internen Abstimmung mit dem zuständigen Sachgebiet, Mensch und Gesellschaft, werden die Vollmachten eingeführt, gleichzeitig treten die vorherigen Vollmachten außer Kraft.

Rdnrn. 36 und 37

A36     Einzelne Beitreibungsfälle

Die einzelnen Beitreibungsfälle wurden in der Zwischenzeit bearbeitet. Als „uneinbringlich“ eingestufte Forderungen wurden niedergeschlagen und Forderungen

die in einem Insolvenzverfahren angemeldet werden, in aller Regel befristet

niedergeschlagen und überwacht.

A 37    Berechnung und Feststellung von Nebenforderungen mit AVVISO

Die Liste der Einnahmearten wurden überarbeitet und berichtigt.

Rdnr. 40

40        Zugriffsrecht SAP PSM

Die Berechtigungen wurden inzwischen angepasst. Die Kassenbediensteten können nun keine Stammdaten eines Kreditors bzw. Debitors ändern.

Abwicklung des Zahlungsverkehrs bei den fiktiven Grunderwerbsfällen

Rdnrn. 42 bis 49 u. 50

42        Zuständigkeit, Hauptsatzung

Die Zuständigkeiten wurden im Prüfungszeitraum stets beachtet. Dies erfolgt auch weiterhin.

A43     Rechtsgeschäftliche Vollmacht, Verpflichtungserklärungen

Unter Beachtung der im GPA Geschäfts- und Kommunalfinanzbericht 2018 erwähnten rechtlichen Zweifel, wird auf die Erteilung von Einzelvollmachten für Grundstücksgeschäfte aus folgenden Gründen verzichtet. Sämtliche Grundstücksgeschäfte werden vor Vollzug entsprechend der Hauptsatzung durch den Amtsleiter, den Bürgermeister oder den Gemeinderat genehmigt und über den Sachgebietsleiter Finanzen begleitend geprüft und hierüber jeweils ein entsprechendes Prüfprotokoll erstellt. Weiterhin wird darauf hingewiesen, dass bei Grundstücksgeschäften Bargeldzahlungen strikt untersagt sind.

44, 45  Interne Regelungen der Stadt zur Bewirtschaftungs-, Feststellungs- und Anordnungsbefugnis

Der Feststellung der Gemeindeprüfungsanstalt wird entsprochen. So werden Kaufentscheidungen beim Grundstückserwerb weiterhin von den zuständigen Organen bzw. Mitarbeitern getroffen und in den Akten dokumentiert.

46-48   Feststellungs- und Anordnungsbefugnis, sachl. u. rechn. Richtigkeit

Bereits während der GPA-Prüfung hat die Verwaltung ihre Verfahrensweise dahingehend weiterentwickelt, dass die Bestätigung der „sachlichen u. rechnerischen“ Richtigkeit ausnahmslos nur von denjenigen Mitarbeitern erteilt wird, die den Sachverhalt vollumfänglich beurteilen können. Die Bewirtschaftungs-, Feststellungs- und Anordnungsbefugnis wurde dahingehend bereits angepasst. Eine aktualisierte Dienstanweisung wird in den kommenden Wochen eingeführt und ersetzt die vorherige Befugnis.

49, 50  Unterschlagungsfälle

Die Arbeitsabläufe in Bezug auf die „fiktiven Grundstücksgeschäfte“ wurden dahingehend angepasst, dass diese u.a. nicht mehr über Barauszahlungen oder Scheckausstellungen vorgenommen werden und bei Anordnung der Auszahlung die notariellen Kaufverträge vorliegen.

Rdnrn. 51 bis 53

A51     Vorrang des unbaren Zahlungsverkehrs, Scheckzahlung

Der Zahlungsverkehr wird vornehmlich unbar abgewickelt. Eine der wenigen Ausnahmen bilden z.B: die Ehrungen, bei denen Bargeld noch ausgehändigt wird. Bei Grundstückskaufgeschäften erfolgt der Zahlungsverkehr ausschließlich unbar.

52        Schecküberwachung

Es werden durch die Stadtkasse keine Schecks mehr ausgestellt. Somit werden auch keine Barschecks mehr vorgehalten.

53        Buchungssystematik

Da bei Grundstückverkäufen die Zahlungsweise nur noch unbar erfolgt muss die Buchungssystematik nicht angepasst werden.

Rdnrn. 55 und 56

A55     Auszahlungsanordnungen, begründete Unterlagen

Die Verwaltung achtet darauf, dass den jeweiligen Anordnungen die entsprechenden begründeten Unterlagen beigefügt sind. Auch wurden die Mitarbeiter entsprechend in Kenntnis gesetzt. Bei Grundstücksgeschäften werden die notariell beglaubigten Kaufverträge als Grundlage für die Zahlung den Auszahlungsanordnungen vorgelegt.

A56     Überplanmäßige Ausgaben

Die Verwaltung hat seit Ende 2017 Kontrollmechanismen mit Hilfe eines standardisierten Vordruckes eingeführt. Bei einer überplanmäßigen Ausgabe hat die bewirtschaftende Stelle die Mittelüberschreitung zu begründen und Auskünfte über einen zusätzlichen Ausgabebedarf zu erteilen.

Haushalts- und Rechnungswesen

Rdnrn. 60 bis 63

60        Asylbewerber- und Obdachlosenunterbringung

Bereits im Jahr 2016 wurde der Unterabschnitt 4360 „Einrichtung für Aussiedler und Ausländer“ gebildet. Ab dem Haushaltsjahr 2017 werden Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit der Unterbringung von Obdachlosen sowie Anschlussunterbringung von Asylbewerbern auf den neuen Unterabschnitt gebucht.

61, 62  Baulandumlegung „Auf der Klamme“

Es wird zukünftig darauf geachtet, dass Einnahmen und Ausgaben bei Baulandumlegungen im Vermögenshaushalt dem Haushaltsabschnitt 6150 „ Sanierungs- und Entwicklungsmaßnahmen n.d. BauGB zugeordnet werden. Sollten Ausgaben und deren Erstattungen die Eigenbetriebe betreffen, werden diese künftig in der Buchführung der Eigenbetriebe verbucht.

63        Verbuchung Vereinszuschüsse und -darlehen

Die Verbuchung der Vereinszuschüsse erfolgt inzwischen in den korrekten Unterabschnitten und bei Investitionszuschüssen im Vermögenshaushalt unter der Gruppierung 98.

Rdnrn. 66 und 67

A66     Feststellung zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs bei den Kindergarteneinrichtungen

Die Erhebung eines zusätzlichen Tee- bzw. Getränkegeldes durch die Kindergartenleitung wurde noch während des Prüfungszeitraums eingestellt und wird auch künftig beachtet.

A 67    Benutzungsgebührensatzung

Am 25.11.2015 hat der Gemeinderat der Stadt Kraichtal die Satzung über die Benutzung von Obdachlosen- und Flüchtlingsunterkünften zum 01.01.2016 beschlossen. Dadurch hat die Stadt Kraichtal eine rechtliche Grundlage geschaffen, öffentlich-rechtliche Forderungen gegenüber den Eingewiesenen in den Obdachlosen- und Flüchtlingsunterkünften geltend zu machen. Alle Forderungen vor dem 01.01.2016 wurden nach Empfehlung des GPA-Berichtes entsprechend überprüft und abgesetzt.

Grundstücksverkehr

Rdnrn. 71

71        Grundstücksverkehr

Die An- und Verkäufe von Grundstücken werden sich wie bisher, an den Bodenrichtwerten des Gutachterausschusses orientieren.

Mieten und Pachten

Rdnrn. A77

A77     Unbebaute Grundstücke

Ein Abgleich zwischen den Grundbuchdaten, die im GIS-System geführten Datensätze mit den aktuellen Pachtverträgen wurde vorgenommen und wird bis zum Martini 2019 beendet.

Rdnrn. A80

A80     Bebaute Grundstücke

Zu 1:    Die im Bericht genannte Wohnung wurde auf deren Wohnwertmerkmale und Mietpreisspiegel überprüft. Der Allgemeinzustand des Gebäudes ist sehr renovierungsbedürftig, sodass selbst eine moderate Mietanpassung nicht zu vertreten wäre. Die Wohnung ist seit November 2018 nicht mehr bewohnt und wird derzeit renoviert.

Zu 2:    Aufgrund des derzeitigen Bauzustandes wird eine Mieterhöhung weder vertreten noch ist sie geboten.

Zu 3:    Eine Betriebskostenabrechnung wird bei den Mietwohnungen gemäß dem § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB künftig durchgeführt.

Zu 4:    Bei Abschluss neuer Mietverträge werden der Stadt hinsichtlich der Kostenerhebung von Strom, Wasser, Abwasser und Heizöl künftig keine Ausfälle mehr entstehen.

Zu 5:    Dem Hinweis wird mit den Änderungen (1-4) Rechnung getragen.

Zu 6:    Eine korrekte Verbuchung der Pachtverhältnisse wurde veranlasst.

Erschließungsverträge

Rdnrn. 84 und 85

A84     Baugebiet „Staarenberg“

Die erschließungsrechtliche Abwicklung des Baugebiets Staarenberg wurde anwaltlich überprüft. Im Ergebnis ist festzustellen, dass der Stadt keine Schäden entstanden sind.

A85     Baugebiet „Mühlhälden“

Das im Baugebiet „Mühlhälden“ angewandte Kostentragungsmodell entspricht dem klassischen Erschließungsvertrag mit einem Grundbesitzlosen Erschließungsträger, der sich seinerseits über Kostenerstattungensverträge bei den Grundstückseigentümern refinanziert. Eine Anpassung ist somit nicht erforderlich.

Erschließungs- und Anschlussbeiträge

Rdnrn. 87 und 88

A87     Bereich Verlängerte Heidelsheimer Straße

Für alle die Grundstücke, die für die verlängerte Heidelsheimer Straße einen endgültigen

Erschließungsbeitragsbescheid erhalten haben, ist die Veranlagung zu den Erschließungsbeiträgen somit erledigt.

A88     Bereich Staarenbergstraße und Hildastraße

Ein analoges Bild zeigt sich im Bereich der Staarenbergstraße und Hildastraße.

Die Erschließungsbeiträge wurden endgültig festgesetzt, so dass die Bescheide bestandskräftig sind.

Rdnrn. 89

A89     Fehlender Ausbau von Gehwegen

Die Gehwege im Baugebiet „Dorfwiesen, vorderer und hinterer Schloßacker“ im Stadtteil Neuenbürg wurden auf der einen Straßenseite vollständig und auf der anderen Straßenseite in gewissen Teilstrecken nicht vollständig hergestellt. Hier kann man von einem planabweichenden Minderausbau nach § 125 Abs. 3 BauGB ausgehen. Somit ist die Beitragsschuld seinerzeit entstanden und die Beitragserhebung wegen Verjährung hinfällig.

Rdnrn. 90 u.a.

A90     Erschließung „Klosteracker II“

Das Baugebiet wurde beitragsrechtlich überprüft. Eine Nacherhebung erfolgte und die Verwaltung konnte das Bebauungsplanverfahren weiterführen.

A91     Aufhebung Stundung

Im Falle einer Beitragsstundung im Bereich der erwerbsgärtnerischen Nutzung vertritt die Verwaltung die Auffassung, rechtskonform gehandelt zu haben. Mit Änderung des Bebauungsplans wurde die gestundete Fläche „regulär bebaubar“. Die Stundung wurde seitens der Stadt aufgehoben. Somit ist der Verwaltung auch hier kein finanzieller Schaden entstanden.

Rdnrn. 92 und 94

A92     Ablösung „Im See“

Mit dem GR-Beschluss am 09.03.2005 wurde eine Kostenvereinbarung mit den betroffenen Eigentümern über die Erschließungsbeiträge zugestimmt. Die Abrechnung mit den Eigentümern erfolgte auf dieser Grundlage.

A94     Verrechnung städtischer Grundstücke

Es wird zukünftig darauf geachtet, dass eine interne Verrechnung der Anschlussbeiträge von städtischen Grundstücken bei Entstehen der Beitragsschuld vorgenommen wird.

Eigenbetriebe

Rdnrn. 96

A96     Anhang, Anlagenachweis

Die Anlagenachweise werden künftig entsprechend dem Formblatt 2 (Anlage 2 zu § 10 Abs. 2 EigBVO) angepasst.

Rdnrn. 97

A97     Höchstbetrag der Kassenkredite

Es wird künftig beachtet, die Höchstbeträge der Kassenkredite, auch im Falle des Kassenverbundes mit der Stadtkasse, nicht zu überschreiten.

Rdnrn. 117

A117   Berechnung Straßenentwässerungsanteil

Die Abwassergebühren wurden für das Jahr 2017 neu kalkuliert und dem Gemeinderat in der öffentlichen Sitzung vom 25.01.2017 zur Beschlussfassung vorgelegt. Somit wurde der Formfehler behoben und der Straßenentwässerungskostenanteil angepasst.

Rdnrn. 116, 118 u. 119

116      Kalkulationsschema

Die Kalkulation wurde auf der bisherigen Grundlage überarbeitet. Die Hinweise aus den Rdnr. 117 und 118 wurden bereits in der Gebührenkalkulation für das Jahr 2017 berücksichtigt und die Gebührensätze neu beschlossen.

A118   Ausgleich von Kostenüber- und Kostenunterdeckungen

Durch die Neukalkulation der Abwassergebühren für das Jahr 2017 konnten die Kostenüberdeckungen aus dem Kalkulationszeitraum 2010 bis 2012 noch innerhalb der Ausgleichsfrist des § 14 Abs. 2 S. 2 KAG und damit bis zum 31.12.2017 ausgeglichen werden. Die Verwaltung legt spätestens mit dem Jahresabschluss das gebührenrechtliche Ergebnis vor.

A119   Rückstellungen für Kostenüberdeckungen

Die Bildung von Rückstellungen für Kostenüberdeckungen wurde mit dem Jahresabschluss 2016 bereits umgesetzt.

GPA-Auszug (nichtöffentlich)

Beschlussvorschlag:

Der Gemeinderat nimmt vom wesentlichen Inhalt des Prüfungsberichts der Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) vom 19.04.2017 über die Allgemeine Finanzprüfung der Stadt Kraichtal und dessen Eigenbetriebe Wasserversorgung, Abwasserbeseitigung und Bauhof der Haushalts- bzw. Wirtschaftsjahre 2012-2015 Kenntnis (Unterrichtung nach § 114 Abs. 4 GemO).

II.   Finanzielle Auswirkung